1.及時(shí)回應(yīng)。

外貿(mào)函電以其快捷、方便的特點(diǎn)被廣泛應(yīng)用于商務(wù)交流中。因此，每當(dāng)你收到貿(mào)易伙伴的來(lái)信時(shí)，你應(yīng)該及時(shí)回復(fù)，并感謝對(duì)方的來(lái)信。如果對(duì)方?jīng)]有在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)收到回復(fù)，可能會(huì)認(rèn)為你不重視他的業(yè)務(wù)，從而影響雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。

根據(jù)調(diào)查，當(dāng)客戶在五個(gè)小時(shí)內(nèi)收到郵件回復(fù)時(shí)，他們會(huì)覺得對(duì)方重視他們之間的合作和這筆交易。如果10小時(shí)內(nèi)收到郵件回復(fù)，你會(huì)認(rèn)為對(duì)方可能重視客戶；24小時(shí)內(nèi)收到郵件回復(fù)，表示客戶沒有被對(duì)方遺忘；48小時(shí)后收到郵件回復(fù)，表示客戶對(duì)對(duì)方無(wú)關(guān)緊要；如果郵件在72小時(shí)后沒有回復(fù)，潛在客戶將會(huì)流失。

2.內(nèi)容適中，主題鮮明突出。

添加電子郵件的主題是電子郵件和傳統(tǒng)信件的主要區(qū)別。信息發(fā)送者在主題欄中用幾句簡(jiǎn)短的話概括了整個(gè)電子郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡電子郵件的優(yōu)先級(jí)，然后分別處理。一般來(lái)說(shuō)，一封電子郵件中只有一個(gè)主題，應(yīng)該概述主題。不要使用模棱兩可的標(biāo)題，這樣收件人就可以一目了然地看到整個(gè)電子郵件的主要內(nèi)容。

3.結(jié)構(gòu)清晰明了。

寫信人要把信的要點(diǎn)解釋清楚，每個(gè)觀點(diǎn)都要放在一個(gè)獨(dú)立自然的段落里，每個(gè)理由都要解釋清楚，這樣整封信才能形成一個(gè)有機(jī)的整體，脈絡(luò)清晰，觀點(diǎn)明確，更容易讓收信人理解信的確切含義。因?yàn)樯虅?wù)工作者通常每天都要閱讀大量的信函文件，所以信函必須簡(jiǎn)明扼要。不要猶豫，丟棄不符合主題或不利于信件目的的內(nèi)容。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅有助于溝通順暢，還會(huì)迷惑觀眾，甚至引起接受者的反感。

4.回復(fù)完整有序。

貿(mào)易伙伴的來(lái)信不僅要及時(shí)回復(fù)，而且要完整。比如在客戶詢價(jià)中，明確要求你報(bào)價(jià)，并提供產(chǎn)品參數(shù)、參考、價(jià)格、相關(guān)條款等。然后，回信應(yīng)該包含所有需要的信息。如果不能提供，就要說(shuō)明為什么不能提供，說(shuō)明什么時(shí)候可以提供。此外，如果你伴侶的信中提到了一些私人的事情，你也應(yīng)該在回復(fù)中提到，這將有助于你與你的貿(mào)易伙伴建立友誼的橋梁。