在現(xiàn)代管理術(shù)語中，“精益”一詞最早由麻省理工學(xué)院的約翰·克拉夫西克（John Krafcik）提出，但最初的精益模型是由豐田公司的大野耐一（Taiichi Ohno）在20世紀(jì)50年代初首次開發(fā)的。這些概念經(jīng)過多年的磨練，也被稱為豐田生產(chǎn)系統(tǒng)。

長期以來，日本以外的制造商對日本以低成本生產(chǎn)高質(zhì)量汽車的訣竅感到困惑。其他玩家花了一段時間才領(lǐng)會到這種精打細(xì)算的手法，并從中獲益。

雖然精益方法最初是為工廠車間開發(fā)的，但在精益生產(chǎn)中使用的許多精益方法直接適用于辦公環(huán)境。通過引入精益生產(chǎn)的原則，可以適應(yīng)辦公室需求，也可以改善辦公室運營。這是因為辦公室在時間和人力上造成了同樣多的浪費。

要在辦公流程中實施精益原則，必須消除浪費。從精益的角度來看，浪費可以定義為任何不直接增加或支持利益相關(guān)者價值創(chuàng)造的東西。

精簡的辦公室會帶來很多好處。在市場中，客戶是國王，精益辦公提供更大的靈活性、更少的故障和更快的服務(wù)，所有這些都會讓客戶更加滿意。

在工廠和辦公環(huán)境中應(yīng)用精益有很多不同。在制造車間，大多數(shù)價值創(chuàng)造都是由機(jī)器完成的，并且有一個從機(jī)器到下一個的物料流。在辦公室里，大多數(shù)價值創(chuàng)造都是由人來完成的，信息從一個人流向另一個人。但人與機(jī)器不同。

盡管人比機(jī)器更靈活，但他們比機(jī)器更難改變。對于人員來說，精益辦公室需要有效的領(lǐng)導(dǎo)才能取得成功。因此，精益辦公室背后的概念保持不變，其執(zhí)行必須適應(yīng)人類勞動力的需求。